Utrymningslistan är en app för att pricka av personal vid utrymning och brandövning. Den här policyn beskriver vilka personuppgifter som behandlas, varför, och vad du kan kräva av oss.
Vem som ansvarar
Hfren
Organisationsnummer fyll i orgnr
fyll i postadress
E-post: utrymningsappen@hoffren.nu
Två olika roller — och varför det spelar roll
Vi har olika ansvar för olika uppgifter, och skillnaden avgör vem du ska vända dig till med en begäran.
Vi är personuppgiftsansvariga för kontoinnehavare
Den som skapar ett konto i appen — vanligtvis brandskyddsansvarig eller en utrymningsledare — har ett avtalsförhållande med oss. För de uppgifterna bestämmer vi ändamål och medel, och du vänder dig direkt till oss.
Vi är personuppgiftsbiträden för personallistan
Uppgifterna om de anställda, konsulter och besökare som står i utrymningslistan tillhör arbetsgivaren. Arbetsgivaren är personuppgiftsansvarig och bestämmer vad som läggs in; vi behandlar uppgifterna enbart på arbetsgivarens instruktion, enligt ett personuppgiftsbiträdesavtal.
Är du anställd och vill veta vad som står om dig, eller få det ändrat eller raderat, vänder du dig till din arbetsgivare — inte till oss. Vi får inte lämna ut eller ändra uppgifter utan instruktion från dem.
Vilka uppgifter som behandlas
| Kategori | Uppgifter | Varför |
|---|---|---|
| Kontoinnehavare | Namn, e-postadress, inloggnings-ID, roll och behörighet | För att kunna logga in, styra åtkomst och visa vem som gjort vad |
| Personal i listan | Namn, e-postadress, mobilnummer, avdelning, ort, anställd eller konsult eller besökare, samt företag för konsulter | För att kunna pricka av och nå den som saknas |
| Särskilt utrymningsbehov | Frivillig fritextnotering, till exempel behov av assistans i trapphus | För att rädda liv. Kan avslöja hälsa och läggs bara in av arbetsgivaren, som ansvarar för att informera den berörda |
| Utrymningar | Tidpunkter, status per person, vem som prickade av, noteringar, plats | Underlag för rapporten och för det systematiska brandskyddsarbetet |
| Åtkomstlogg | När ett telefonnummer visats, när en rapport skapats eller delats | Skyddar de registrerade genom att uttag av uppgifter går att spåra |
Rättslig grund
- Kontoinnehavare: avtal, samt berättigat intresse för säkerhet och loggning.
- Personallistan: arbetsgivaren anger grunden. I praktiken är det arbetsgivarens rättsliga förpliktelse enligt lagen om skydd mot olyckor och arbetsmiljölagstiftningen att kunna utrymma säkert, samt berättigat intresse av att skydda liv och hälsa.
- Särskilt utrymningsbehov: behandlas för att skydda någons grundläggande intressen. Fältet är frivilligt och kan lämnas tomt.
Var uppgifterna finns
Databasen ligger i Stockholm, hos Supabase på AWS-infrastruktur i regionen eu-north-1. Inga personuppgifter överförs till länder utanför EU och EES inom ramen för tjänsten.
Listan lagras dessutom krypterad på den enhet som kontrollanten använder, så att utrymningen fungerar utan nätverk. Det är nödvändigt: vid ett brandlarm får en avprickning inte vara beroende av mobiltäckning.
Underbiträden
| Leverantör | Funktion | Var |
|---|---|---|
| Supabase | Databas, inloggning och lagring | EU (Stockholm) |
| Brevo | Utskick av kontomejl, till exempel bekräftelse och lösenordsåterställning | EU |
Loggar du in med Microsoft eller Apple sker autentiseringen hos dem. De är självständigt personuppgiftsansvariga för ditt konto hos dem; vi tar bara emot namn och e-postadress.
SMS går inte via oss
När en kontrollant skickar SMS till någon som saknas sker det från kontrollantens egen telefon, i telefonens eget meddelandeprogram. Vi förmedlar, lagrar eller läser inte innehållet.
Hur länge uppgifterna sparas
- Personallistan: så länge arbetsgivaren är kund och har personen i listan. Besökare försvinner automatiskt samma dag, konsulter vid uppdragets slut.
- Utrymningsrapporter: enligt den lagringstid arbetsgivaren ställt in, normalt tre år, eftersom de utgör dokumentation för brandskyddsarbetet.
- Kontouppgifter: tills kontot avslutas.
- Åtkomstlogg: lika länge som den utrymning eller det konto den hör till.
När en organisation raderas tas alla dess uppgifter bort. Vi behåller enbart en notering om att radering skett, med datum och antal poster — inte vad de innehöll — eftersom vi måste kunna visa att raderingen är utförd.
Säkerhet
- Varje rad i databasen är knuten till en organisation, och åtkomst styrs av radnivåsäkerhet i databasen — inte enbart av gränssnittet.
- En kontrollant som tilldelats en ort kan inte läsa personallistan för en annan ort.
- Telefonnummer visas aldrig i en lista, utan först efter ett medvetet tryck, och varje sådan visning loggas.
- Avprickningar kan inte ändras eller raderas i efterhand, bara kompletteras med nya händelser. Det skyddar både den registrerade och rapportens riktighet.
- Inga personnummer behandlas.
- All överföring sker krypterat, och lagringen på enheten är skyddad av enhetens kryptering.
Dina rättigheter
Du har rätt att få veta vilka uppgifter som behandlas om dig, att få felaktiga uppgifter rättade, att i vissa fall få uppgifter raderade eller behandlingen begränsad, samt att invända mot behandling som stöder sig på berättigat intresse.
Gäller din begäran uppgifter i en arbetsgivares utrymningslista, vänd dig till arbetsgivaren. Gäller den ditt eget konto hos oss, skriv till utrymningsappen@hoffren.nu.
Du kan också klaga till Integritetsskyddsmyndigheten, som är tillsynsmyndighet i Sverige.
Kakor
Den här sidan använder inga kakor och samlar inte in någon statistik. Appen använder inga kakor.
Ändringar
Ändras policyn uppdateras datumet överst. Vid väsentliga ändringar informeras kontoinnehavare via e-post.